как провести эффективный тендер

Краткое руководство по организации тендеров для менеджера отдела маркетинга

Это взгляд на тендер со стороны креативного агентства, основанный на нашем многолетнем опыте участия в разнообразных тендерах. Мы уверены, если Организаторы тендеров будут следовать простым правилам, они смогут значительно увеличить количество профессиональных участников, что позволит повысить результативность тендеров и облегчит последующую коммуникацию с подрядчиками.
Для начала определимся с терминологией. Тендер — это конкурс с несколькими участниками, целью которого является определение наиболее подходящего из них для дальнейшего сотрудничества. В рамках тендера участникам поручается небольшая часть работ, которую они выполняют за вознаграждение или без оного, с условием подписания контракта на полный пакет работ, в случае выигрыша.
Мы не рассматриваем тендеры, которые выиграны заранее и в которые набирают массовку, заведомо обреченную на проигрыш. В данной статье предполагается, что все ошибки Организатор тендера совершает ненамеренно из-за недостатка опыта. Попробуем указать основные ошибки Организатора, из-за которых пропадает желание участвовать в тендере.

1. Отсутствие гарантий со стороны Организатора

Проведение тендера без тендерного договора — довольно распространенная в России практика, которую часто используют недобросовестные Организаторы. В подобных случаях, Организатор предлагает выполнить тендерное задание бесплатно и без каких-либо документальных гарантий. Естественно, в качестве исполнителей в таком тендере принимают участие компании, у которых нет юридического отдела, нет портфолио, нет клиентов, но зато есть много свободного времени.

Если вы заинтересованы в привлечении компетентных и профессиональных участников в ваш тендер, составьте тендерный договор.

2. Вознаграждение за участие в тендере не покрывает расходы участника

Бывает так, что для выполнения условий тендера необходимо осуществить финансовые или временные вложения. Например, один крупный нефтедобывающий концерн предложил предоставить им концепцию годового отчета в виде, собственно, отчета «под ключ». Для выполнения этой работы в креативном агентстве должен быть задействован не один специалист, включая маркетологов, копирайтеров, дизайнеров, иллюстраторов и других работников отдела дизайна. Подрядчик должен напечатать готовый годовой отчет в единственном экземпляре, при надлежащем качестве. Естественно, выполнять подобную работу бесплатно или за неадекватную затраченным усилиям оплату не захочет ни один серьезный творческий коллектив.

Если ваше тендерное задание предполагает затраты со стороны исполнителя, вознаграждение должно как минимум покрывать эти расходы.

3. Бюрократизированный подход к документам участника тендера

Различные отечественные РАО любят требовать от претендентов предоставить полный пакет учредительных документов, финансовую отчетность за последний год, справку из налоговой об отсутствии задолженностей и другие документы (некоторые доходили до скана паспорта генерального директора), которые должны быть подготовлены в виде нотариально заверенных копий и доставлены курьерской службой в течение недели с момента запроса. Понятно, что некоторые требования подобных Организаторов не только незаконны, но и просто сложно выполнимы в короткие сроки. Часто встречный запрос такого же комплекта документов от Организатора вызывает у последнего непреодолимые сложности в их подборе. Это доказывает, что состав комплекта документов обоснован лишь бюрократией. В наше время несложно получить выписку из ЕГРЮЛ о любом участнике тендера за один день.

Сведите количество документов для участия к необходимому минимуму.

4. Отсутствие четкой постановки задачи

Часто маркетологи Организатора не могут четко сформулировать, какой результат они хотят получить от участников тендера. Иногда у них нет ясного представления о товаре, который они продают, о конкурентах и о целевой аудитории. Отсюда возникает их неспособность поставить задачу, т.к. цель не ясна им самим. Это становится понятным на этапе брифирования. Недоформулировки бывают разными, от: «Нам просто нужен свежий взгляд на наш фирменный стиль…» и заканчивая: «Ну, посмотрите на меня и вы сразу поймете, что нужно нашей компании». Отсутствие четкой постановки задачи приводит к расплывчатым результатам. Иными словами, если вы послали исполнителя «туда, не знаю куда», будьте готовы, он наверняка принесет «то, не знаю что», и за это вы заплатите либо деньгами, либо своим временем.

Ставьте конкретные задачи и цели.

5. Отсутствие информации о результатах тендера

Еще один разочаровывающий фактор, после которого Организатор может попасть в черный список. Многие Организаторы тендеров считают информирование участников о результатах тендера напрасной тратой времени, неким необязательным действием. Между тем, участники считают иначе. Они вкладывают свой труд и время, поэтому резонно хотят знать, кто выиграл в тендере и с каким результатом. Наличие явного лидера показывает участникам, что тендер был честным и выигрыш получен справедливо. Кроме того, информация о победителе может оказаться полезной с точки зрения маркетинга, она используется для повышения качества сервиса и анализа конкурентной среды остальными участниками.

Уважайте участников тендера, информируйте их о результатах.

Эти простые советы помогут вам привлечь к участию в тендере наиболее подходящих специалистов, а значит провести тендер эффективно.